Boekhouden voor beginners

Misschien denk je: ik snap wat inkomsten en uitgaven zijn, maar wat is dat gedoe met dubbel boekhouden en debet en credit? Waarom zo ingewikkeld? Lees hier hoe logisch het eigenlijk is.

Als je niet bekend bent met dubbel boekhouden, denk je veelal in termen van BIJ en AF. Er komt geld BIJ in de vorm van verkopen en er gaat geld AF in de vorm van kosten. Het verschil is dan jouw winst of verlies. Het systeem van dubbel boekhouden met debet en credit, kent ook AF en BIJ maar voegt daar een extra inzicht aan toe: wie is de eigenaar of wat is de bron?

Misschien zeg je dan: het bedrijf is van mij dus ik ben de eigenaar, maar dat is vaak maar gedeeltelijk waar. Als je btw moet afdragen, staat dat geld weliswaar op jouw rekening maar het is feitelijk niet van jou. Het is van de belastingdienst.

Het systeem van dubbel boekhouden draait om de balans. De balans is een overzicht van alle zaken en middelen die in de onderneming zitten zoals een computer en banksaldi aan de linkerkant: de activa, en aan de rechterkant (de passiva) staat in hoeverre die bezittingen van de (eigenaar van de) onderneming zijn (eigen vermogen) of een andere eigenaar hebben (vreemd vermogen).

De activa-kant is de debet-kant van de balans, de passiva-kant is de credit-kant. Debet en credit moeten als totalen altijd gelijk zijn. Dat is logisch want alles wat er is, is altijd van iemand. Er is altijd een eigenaar.

Het woord "Debet" komt van (Latijn) "Debere", wat "verschuldigd" betekent. Het woord "Credit" komt van "Credre" wat "toevertrouwen" betekent. In dit geval kunnen we het beter vertalen als "in bruikleen geven". De onderneming heeft de beschikking over middelen (activa) die het verschuldigd is aan de eigenaar of eigenaren (passiva).

Je zou kunnen zeggen dat Debet de bestemming is waar iets gebeurt (actief, activa) met het geld dat afkomstig is van de passieve bron (Credit). Een onderneming kan heel veel middelen hebben (een mooi pand, computers, auto's etc) maar op de balans wordt pas duidelijk wie de echte eigenaar is van al die middelen. Je kunt aan de buitenkant (middelen) niet zien hoe "rijk" een onderneming echt is. Dat kun je wel zien aan het Eigen vermogen op de balans.

Een beginnetje maken

Stel, je wilt een bedrijf beginnen en je hebt nog niets.

Het eerste wat je bijvoorbeeld doet, is 500 euro storten op de nieuwe zakelijke bankrekening als startkapitaal. Je stort dit vanuit jouw privérekening dus het is eigen vermogen. Zou je die 500 euro lenen van iemand anders, dan is het vreemd vermogen.

Stel, je leent daarnaast 250 euro van een bekende, dan wordt de balans als volgt.

Alles wat er links (activa) staat, is geheel of gedeeltelijk echt van jezelf (Eigen vermogen). Als er Vreemd vermogen is, is dus niet alles van jezelf. De volgende formule maakt dat duidelijk:

Totaal activa - Vreemd vermogen = Eigen vermogen
750 - 250 = 500

Journaalposten

Als je iets wilt toevoegen aan de balans, dan mag deze niet uit evenwicht raken. Je mag niet links iets toevoegen en rechts niets. Zo'n toevoeging betekent dus dat je altijd minimaal twee bedragen toevoegt: een debet-bedrag en een credit-bedrag. Die twee of meerdere bedragen vormen bij elkaar een journaalpost. Het storten van die 500 euro ziet er dan als volgt uit:

De Bank en Eigen vermogen zijn boekhoudkundige rekeningen, ook wel grootboekrekeningen genoemd. De boekhouding bestaat uit diverse grootboekrekeningen die allemaal een eigen plek hebben op de balans. Een journaalpost is een setje van twee of meer wijzigingen van grootboekrekeningen die een logisch geheel vormen. Een journaalpost dient altijd in evenwicht te zijn.

AF en BIJ of debet en credit?

We hebben gezien dat als we links (activa) 500 euro BIJ-boeken in de bank, we rechts (passiva) ook 500 euro moeten BIJ-boeken in het eigen vermogen. Links is BIJ -> debet en rechts is BIJ -> credit. Maar wat nu als je twee bankrekeningen hebt en je stort geld van de ene bank naar de andere bank? Dan gaat het van de ene bank AF en komt het bij de andere bank BIJ terwijl beide rekeningen aan de debet-kant staan van de balans.

Debet- en creditboekingen moeten dus ook kunnen plaatsvinden aan slechts één kant van de balans. Mits de balans niet uit evenwicht raakt. Daarom moeten we de linkerkant en de rechterkant van de balans ook weer als het ware verdelen in een debet- en een creditkant waarbij AF en BIJ net omgedraaid zijn.

Debet en credit moeten altijd gelijk zijn maar het hoeft niet altijd AF en BIJ te zijn. Als de gewijzigde rekeningen zich aan dezelfde kant van de balans bevinden, moet de ene rekening AF- en de andere BIJ-geboekt worden. Als de ene rekening zich echter links en de andere zich rechts op de balans bevindt, moeten beide rekeningen AF (of beide BIJ) geboekt worden.

De volgende combinaties zijn dus mogelijk. Dit is de storting van het beginkapitaal. Links gaat het saldo van de bank omhoog en rechts gaat het eigen vermogen omhoog. De bestemming (Debet) is de bank en de bron (Credit) is de eigenaar.

Hieronder een overboeking van de ene bankrekening naar de andere bankrekening. De ene bank is AF en de andere BIJ. De bankrekening die het geld ontvangt is de bestemming (Debet) en de bron (Credit) is in dit geval een andere bankrekening. Aangezien deze transactie volledig plaatsvindt aan de activa-kant, blijft het balanstotaal hetzelfde en verandert er niets aan de positie van de eigenaren (de echte bron).

Hieronder een voorbeeld van een afdracht van btw aan de belastingdienst. De bankrekening aan de activa-kant wordt lager en rechts aan de passiva-kant wordt de btw-schuld (vreemd vermogen) lager.

Hieronder een voorbeeld wanneer de onderneming iets koopt zonder btw en de factuur nog niet heeft betaald. De winst in het Eigen vermogen gaat naar beneden (Debet AF) en er ontstaat een schuld (Credit BIJ) aan een leverancier in het Vreemd vermogen.

Veel voorkomende indeling van de balans

Aan de activa-kant wordt vaak onderscheid gemaakt tussen Vaste activa en Vlottende activa. Vaste activa zijn - zoals de naam al aangeeft - zaken die enigzins vast zitten zoals investeringen (auto, computer etc). Vlottende activa zijn veranderlijker zoals bankrekeningsaldi.

Aan de rechterkant hebben we al gezien dat er onderscheid gemaakt wordt tussen Eigen vermogen en Vreemd vermogen. In het vreemd vermogen wordt vervolgens onderscheid gemaakt tussen kortlopende schulden (minder dan een jaar) en langlopende schulden (langer dan een jaar).

In het Eigen vermogen zitten onderdelen als de Winst, Reserveringen en Privéonttrekkingen en -stortingen.

Sommige onderdelen op de balans zoals de Winst zijn niet een enkele grootboekrekening maar het saldo van meerdere andere rekeningen. De Winst is het resultaat van alle Verkopen minus aftrekbare Kosten. Dit wordt vaak apart weergegeven in de Verlies- en winstrekening. In principe horen alle rekeningen op de balans thuis maar om het overzichtelijk te houden worden bepaalde rekeningen gecombineerd (gesaldeerd) op de balans gezet.

Om goed journaalposten te kunnen maken, is het echter wel belangrijk om te weten waar alle rekening in principe horen te staan ook al zie je op de balans soms alleen een samenvatting. Dit wordt duidelijk als we andere journaalposten gaan bekijken.

Journaalposten met meer dan twee rekeningen

Tot nu toe hebben we alleen gekeken naar journaalposten met één debet- en één credit-boeking. In de praktijk kunnen meer grootboekrekeningen in een enkele journaalpost betrokken worden.

Stel, je hebt je eerste factuur gestuurd en het geld direct ontvangen op jouw bankrekening. We gaan er hierbij van uit dat je btw-plichtig bent. Het bedrag ex btw is 100 euro en de btw is 21 euro. De klant betaalt dus 121 euro. Boekhoudkundig gebeuren er dan meerdere dingen:

1. er wordt iets verkocht (winst)
2. er wordt btw geheven die moet worden afgedragen
3. er komt geld binnen op de bankrekening

1.
Er wordt voor 100 euro ex btw verkocht waardoor er 100 euro BIJ de Winst moet worden geteld. De winst staat op de balans rechts (passiva) onder het Eigen vermogen wat betekent dat BIJ credit is.

2.
De btw van 21 euro moet BIJ de rekening Af te dragen btw geteld worden. Deze rekening staat op de balans rechts (passiva) onder Vreemd vermogen wat betekent dat BIJ ook credit is.

3.
De bank gaat omhoog met 121 euro. De bank staat links (activa) dus BIJ is hier debet.

De journaalpost ziet er dan als volgt uit:

Wanneer je kosten wilt boeken, is het omgedraaid. De Winst en de Af te dragen btw gaan naar beneden (AF-debet), en ook de Bank gaat naar beneden (AF-credit).

In dit voorbeeld is de btw die betaald is voor de Kosten in mindering gebracht op de Af te dragen btw. Het is echter overzichtelijker als er een aparte grootboekrekening is voor de btw die je terugvordert (voorbelasting). Op de balans komt dan - net als bij de winst - alleen het saldo van de btw-rekeningen te staan.