Handleiding & tips voor het opstellen van jouw jaarrekening


Opbrengsten

Kosten

Andere baten en lasten

Voorraad

Vorderingen

Nederlandse btw

Buitenlandse btw

Banksaldi & kas

Ondernemingsvermogen

Schulden





Opbrengsten

Bepaal het totaal van jouw inkomsten

Als je vrijgesteld bent van btw, is het heel makkelijk. Je telt alle inkomsten op die je hebt verdiend (en gefactureerd). Dat totaal vormt jouw Opbrengsten. Deze vul je in EenvoudigeJaarrekening in bij Opbrengsten onder de rubriek Btw-vrij.

Als je niet of gedeeltelijk vrijgesteld bent van btw, dien je jouw inkomsten op te tellen per btw-tarief. Hierbij moet je onderscheid maken tussen:

Je kunt in EenvoudigeJaarrekening bij 21% en 9% het bedrag zonder btw invoeren zodat EenvoudigeJaarrekening automatisch de juiste btw uitrekent. Je kunt ook de totalen inclusief invoeren waarbij EenvoudigeJaarrekening de btw terugrekent naar de bedragen exclusief btw.

EenvoudigeJaarrekening zal de btw vervolgens automatisch op de balans zetten onder Passiva als af te dragen Nederlandse btw.





Kosten

Bepaal het totaal van de kosten die je hebt gemaakt

Als je vrijgesteld bent van btw, is het wederom heel makkelijk. Je telt alle kosten op die je hebt gemaakt. Je haalt de btw er niet uit maar je neemt per bonnetje of factuur het eindbedrag inclusief de eventuele btw.

Als je niet vrijgesteld bent van btw, kun je alle btw die op jouw uitgaven zit, optellen en invullen bij Nederlandse btw -> Btw op kosten dit jaar (voorbelasting). Je ziet tweemaal de rubriek Nederlandse btw, een keer bij Activa en een keer Passiva. Het maakt niet uit welke je kiest, je komt altijd in hetzelfde scherm voor de Nederlandse btw. EenvoudigeJaarrekening zal automatisch de btw vermelden op de juiste zijde van de balans: activa (terug te vragen) of passiva (af te dragen).

Bij het optellen van je kosten, moet je onderscheid te maken tussen:


Inkopen

Dit zijn de uitgaven die je hebt gemaakt voor zaken die (uiteindelijk) bij jouw klanten terecht komen. Denk hierbij aan de inkoop van voorraad of materialen die je hebt gebruikt om jouw producten te maken. Jouw nieuwe computer valt niet onder Inkopen omdat de computer niet bij de klant terecht komt. Als je computers verkoopt, zijn het juist weer wel Inkopen.


Personeelskosten

Deze kosten zijn alleen van toepassing als je personeel op de loonlijst hebt staan. Het gaat dus niet om het "salaris" dat je jezelf hebt gegeven. Als je wel personeel op de loonlijst hebt staan of zelf op de loonlijst staat (niet voor eenmanszaak, vof of maatschap), dan maak je onderscheid tussen de volgende personeelskosten:


Afschrijvingen

Afschrijvingen zijn alleen van toepassing als je investeringen hebt gedaan waarvan de kosten niet in één keer worden afgetrokken van de winst maar verspreid over enkele jaren. Dit kan dus ook gaan om investeringen die je in het verleden hebt gedaan en waar je nog steeds per jaar een stukje van mag afschrijven.

Als je afschrijft op een investering, dan komt het gedeelte dat je in de toekomst nog mag afschrijven, op de balans te staan onder Activa -> Investering. Je zou het bedrag op de balans van de investeringen kunnen zien als "dit mag ik in de toekomst nog van mijn winst aftrekken". Dit bedrag is dus altijd de aanschafprijs (ex btw als btw plichtig bent) min de afschrijvingen die dit jaar en vorige jaren hebben plaatsgevonden.

Bij investeringen wordt altijd onderscheid gemaakt tussen:

Meestal vallen de investeringen bij een kleine onderneming onder de laatste categorie "Overige materiële vaste activa". Vul altijd de volgende gegevens in:

Aanschafprijs ex btw Afschrijving dit jaar Boekwaarde eind dit jaar Restwaarde
Dit is prijs ex btw die je oorspronkelijk hebt betaald. Als je vrijgesteld bent van btw, neem je de aanschafprijs inclusief btw. Dit is het bedrag dat je dit jaar afschrijft. Als je geen startende ondernemer bent, mag dit maximaal 20% van de aanschafprijs zijn. Dit is de aanschafprijs min alle afschrijvingen die je dit jaar en vorige jaren hebt gedaan.
Dit bedrag mag je in de toekomst nog (in stukjes) afschrijven.
Dit is waarde die de investering nog kan hebben in de privésfeer of de schrootwaarde. Vaak is deze 0.
De restwaarde mag je niet aftrekken van de winst als afschrijving.

Als je deze getallen hebt ingevuld in EenvoudigeJaarrekening, dan worden deze op drie plaatsen in de jaarrekening gebruikt en vermeld:


Autokosten

Als je een auto op naam van de zaak hebt staan, zijn alle kosten zoals verzekeringen, benzine, parkeerkosten en garagekosten die gemaakt zijn voor de auto, Autokosten. Als je een privé-auto hebt, mag je 19 cent per zakelijk gereden kilometer invullen.


Huisvestingskosten

Dit gaat bijvoorbeeld om de kosten die je hebt gemaakt voor het huren van een werkruimte.


Verkoopkosten

Dit gaat bijvoorbeeld om de kosten die je hebt gemaakt voor reclame(-materialen) en jouw website.


Overige kosten

Alle andere kosten die niet onder een van de bovenstaande kosten vallen, kun je hier als totaal invoeren.


Opbrengsten min kosten = winst

Als je alle opbrengsten en kosten hebt ingevoerd, is de Winst- & verliesrekening klaar. EenvoudigeJaarrekening heeft (indien van toepassing) gelijk de boekwaarden van de investeringen op de balans gezet bij Activa -> Investeringen alsook de af te dragen Nederlandse btw bij Passiva -> Af te dragen Nederlandse btw.




Andere baten en lasten

Andere bedragen die de winst verhogen of verlagen

Dit zijn niet de gewone opbrengsten of kosten maar andere baten en/of lasten die jouw winst verhogen en/of verlagen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt Financiële baten en lasten en Buitengewone baten en lasten.

Financiële baten zijn meestal de rente die je hebt ontvangen over je banksaldo. Financiële lasten zijn meestal de rente die je hebt betaald over je banksaldo of bijvoorbeeld leningen.

Bijzondere baten kunnen bijvoorbeeld de bijtelling zijn voor het privégebruik van de zakelijke auto.





Voorraad

Bepaal de inkoopwaarde van jouw voorraad

Je vermeldt hier alleen de waarde van de voorraad als je aan voorraadwaardering doet. Voorraadwaardering betekent dat je alleen inkoopkosten invult als kosten voor dat deel dat je in het boekjaar hebt verkocht. Wat over is gebleven van de voorraad, wordt op de balans gezet als voorraad en pas van de winst afgetrokken als het later wordt verkocht.

Voorraadwaardering is niet eenvoudig en foutgevoelig. Het is voor kleine ondernemers met een kleine voorraad niet nodig en niet aan te raden. Als je niet aan voorraadwaardering doet, boek je alle inkopen direct als kosten en komt er geen voorraad op de balans.

Als je btw-plichtig was in het boekjaar, voer je de bedragen in zonder btw. Als je vrijgesteld was van btw, vul je de bedragen in inclusief btw.





Vorderingen

Geld dat je nog tegoed hebt

Vorderingen worden ingedeeld in twee groepen:


Openstaande (handels)debiteuren

Dit is het totaal aan bedragen dat je hebt gefactureerd maar nog niet hebt ontvangen in het boekjaar. Het kan dus zijn dat de facturen inmiddels zijn betaald maar pas in het jaar na het boekjaar. Je moet kijken naar welke facturen aan het einde van het boekjaar nog niet waren betaald.


Overige vorderingen

Dit is het totaal van bijvoorbeeld:





Nederlandse btw

Wat moet je totaal afdragen of krijg je terug aan Nederlandse btw

Het totaal aan Nederlandse btw wordt berekend op basis van de volgende bedragen:


Btw af te dragen over verkopen

Dit bedrag wordt door EenvoudigeJaarrekening automatisch berekend op basis van de bedragen die je hebt ingevoerd bij Opbrengsten.


Btw op kosten dit jaar (voorbelasting)

Van alle bonnetjes en facturen die je hebt gekregen, tel je de btw op. Als je dit invult, trekt EenvoudigeJaarrekening deze btw af van de af te dragen btw. Let er op dat je alleen btw meetelt als deze ook echt staat vermeld op het bonnetje of de factuur.

Als je gedeeltelijk btw-plichtig bent, mag je mogelijk niet alle btw op jouw kosten aftrekken als voorbelasting. Je mag alleen de btw aftrekken van de kosten die je hebt gemaakt voor de btw-belaste opbrengsten.


Btw afgedragen over en binnen dit jaar

Meestal doe je per kwartaal aangifte omzetbelasting (OB). De laatste aangifte (4e kwartaal) doe je pas na het boekjaar in januari van het volgende jaar. Dat betekent dat je in het boekjaar alleen over de eerste drie kwartalen btw hebt afgedragen of ontvangen.
Vul hier dus het totaal in aan afgedragen en/of ontvangen btw over de eerste drie kwartalen van het boekjaar. Als het goed is, blijft alleen het 4e kwartaal over als af te dragen of te ontvangen btw.


Btw nog af te dragen over vorig jaar / vorige jaren

In de meeste gevallen (en als het goed is) heb je aan het einde van het boekjaar geen btw meer af te dragen of te ontvangen van eerdere jaren. Moet je nog wel btw afdragen of krijg je nog terug over eerdere jaren, dan vul je dat in bij:


Btw onderaan de streep

EenvoudigeJaarrekening maakt een totaal-berekening van al deze bedragen. Als je per saldo moet betalen, is het bedrag positief en zal EenvoudigeJaarrekening dit plaatsen op de balans bij Passiva -> Nederlandse btw. Als je per saldo nog geld terugkrijgt, is het bedrag negatief en komt het op de balans bij Activa -> Nederlandse btw.

Als je Nederlandse btw terug krijgt, vul je in de aangifte inkomstenbelasting de te vorderen btw in bij Activa -> Vorderingen -> Vordering omzetbelasting.

Als je Nederlandse btw moet betalen, vul je in de aangifte inkomstenbelasting de te vorderen btw in bij Passiva -> Schulden -> Schuld omzetbelasting.

Bij het invullen van de aangifte inkomstenbelasting (IB) moet je eerst het totaal invullen en daarna aangeven welk deel over het boekjaar gaat en welk deel over vorige jaren. EenvoudigeJaarrekening geeft dit aan op de jaarrekening.





Buitenlandse btw

Wat moet je totaal afdragen of krijg je terug aan buitenlandse btw

De werkwijze voor de buitenlandse btw is gelijk aan de Nederlandse btw. Het enige verschil is dat EenvoudigeJaarrekening de af te dragen btw over de verkopen niet automatisch kan berekenen omdat er teveel verschillende tarieven zijn. Daarom moet dit apart worden ingevuld bij Opbrengsten -> Met buitenlandse btw.

Als je buitenlandse btw terug krijgt, vul je in de aangifte inkomstenbelasting de te vorderen btw in bij Activa -> Vorderingen -> Overige vorderingen.

Als je buitenlandse btw moet betalen, vul je in de aangifte inkomstenbelasting de te vorderen btw in bij Passiva -> Schulden -> Overige schulden.





Banksaldi & kas

Wat was het eindsaldo op jouw bankrekening(en) en in de kas (contant)

Vul hier het eindsaldo in van het totaal aan bankrekeningen en kas. Dit kun je zien op het laatste bankafschrift van het boekjaar of in het jaaroverzicht van de bank.





Ondernemingsvermogen

Welk deel van de onderneming is echt van jou

Het ondernemingsvermogen is het totaal aan bezitting en middelen van de onderneming (totaal Activa) min de schulden en bijvoorbeeld de af te dragen btw.

Het ondernemingsvermogen wordt berekend op basis van de volgende bedragen:


Ondernemingsvermogen begin boekjaar

Dit kun je zien op de jaarrekening van het vorige jaar op de balans bij Passiva -> Ondernemingsvermogen. Het is belangrijk dat je dit goed overneemt en dat je bij de aangifte inkomstenbelasting bij jouw onderneming aangeeft dat het ondernemingsvermogen begin boekjaar gelijk is aan het ondernemingsvermogen aan het eind van het vorige boekjaar.


Winst

Dit bedrag berekent EenvoudigeJaarrekening automatisch.


Privé-onttrekkingen

Dit bedrag berekent EenvoudigeJaarrekening automatisch.


Privé-stortingen

Dit bedrag berekent EenvoudigeJaarrekening automatisch.





Schulden

Schulden worden ingedeeld in drie groepen:


Openstaande crediteuren

Dit is het totaal aan bedragen van facturen die je aan het einde van het boekjaar nog moest betalen. Het kan zijn dat je de facturen inmiddels hebt betaald maar pas in het jaar na het boekjaar. Je moet kijken naar welke facturen aan het einde van het boekjaar nog niet waren betaald.


Langlopende schulden

Dit gaat om leningen die langer dan een jaar lopen, bijvoorbeeld:

Kortlopende schulden

Dit gaat om leningen die korter dan een jaar lopen.

LET OP! Bij de aangifte inkomstenbelasting plaats de belastingdienst de af te dragen btw ook onder kortlopende schulden. EenvoudigeJaarrekening vermeldt deze apart. Je moet de af te dragen btw in de aangifte dus invullen bij Kortlopende schulden.